Notre client recrute actuellement un :
Compliance Coordinateur (H/F)
Poste basé à Paris (75)
Missions et responsabilités du poste :
Vos missions
- DMOS/Anti-cadeaux – Gestion opérationnelle et administrative des dossiers entrant dans le champ d’application de la Loi Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux conformément aux politiques et procédures en vigueur
– Être l’interlocuteur privilégié et conseiller les différents collaborateurs dans la préparation et le suivi des dossiers Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux
– Vérifier la conformité réglementaire des opérations proposées principalement par les départements Marketing & Médical (événements, contrats, dons, sponsoring) et les opérations provenant du Terrain (événements, opportunités), au regard de la Loi Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux ainsi que des exigences des instances ordinales
– Création, mise à jour, contrôle, suivi, mise en œuvre et clôture des événements/manifestations scientifiques via les outils d’aide à la gestion des événements scientifiques
– Déclarer les contrats et les événements/manifestations scientifiques auprès des organismes compétents dans les délais impartis par la réglementation sur les plateformes dédiées (IDAHE2, EPS)
– Création, suivi et envoi des courriers et des contrats/conventions aux Professionnels et/ou Organismes de santé (consultants, experts, congrès, dons, associations, partenariats, sponsoring etc.) sur demande des départements Marketing & Médical
– Répondre aux demandes de compléments des organismes compétents, aux questions des Professionnels et/ou Organismes de santé dans le cadre des dossiers soumis en accord avec le responsable
– Informer les départements initiateurs d’événements sur les retours des instances ordinales
– Suivi et vérification post-événements des pièces justificatives inhérentes aux événements/manifestations scientifiques avant clôture
– Traçabilité et archivage des dossiers/contrats et pièces justificatives – Suivi de l’activité du département : fournir les indicateurs (KPI), amélioration continue, contrôles qualité périodiques et annuels
- Transparence des liens d’intérêts
Être un acteur quotidien auprès des collaborateurs pour s’assurer de la complétude de toutes les informations nécessaires à la publication de Transparence via un suivi régulier des paiements des avantages et rémunérations versés aux Professionnels et/ou Organismes de santé
– Suivi, mise à jour et clôture des avantages et rémunérations versés aux professionnels et/ou Organismes de santé dans le cadre des événements/manifestations scientifiques réalisés
– Préparation de la publication des liens d’intérêts conformément aux obligations réglementaires
- Outils d’aide à la gestion des événements Utilisation quotidienne et aide à l’amélioration continue des outils utilisés pour l’Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux et la Transparence des liens
– Création et mise à jour des profils de professionnels et/ou organismes de santé dans l’outil
– Création des comptes et des droits pour les collaborateurs sur demande – Support et conseil auprès des collaborateurs lors de problématiques rencontrés sur l’utilisation des outils
– Suivi des dysfonctionnements remontés aux prestataires de service et des actions correctrices mises en œuvre
– Participation à l’amélioration continue des outils en étroite collaboration avec les prestataires
- Activités transverses En coordination avec l’Office Manager ;
– Support à l’organisation et à la gestion des congrès locaux, régionaux et nationaux et/ou autres événements relevant des départements Marketing & Médical
– Support à l’organisation et à la gestion des manifestations type « Boards » et/ou autres événements relevant des départements Marketing & Médical
Le profil recherché
- Expérience significative dans l’industrie pharmaceutique et préférablement dans un service affaires réglementaires/pharmaceutiques, LEA, Transparence
- Maitriser l’environnement réglementaire et les exigences liés aux réglementations Encadrement des Avantages/Anti-cadeaux et Transparence des liens en France
- Anglais Professionnel impératif (lu, écrit, parlé)
- Bac + 2/3 Assistanat
- Maitrise des outils informatiques liés aux missions
- Réactif, organisé, autonome dans ses tâches
- Esprit d’analyse et de synthèse, force de proposition
- Respect des procédures et des délais
- Proactivité dans l’organisation des événements
- Attitude consistante avec les missions de la fonction : intégrité, éthique
- Esprit coopératif et rôle accompagnateur des différents collaborateurs
Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité, n’hésitez pas à envoyer votre CV à yann.alpar@linkare-consulting.com